De klachtenprocedure verloopt als volgt:
1.
U vult het klachtenformulier volledig in.
2.
Binnen 14 dagen na ontvangst van het klachtenformulier bevestigt het secretariaat van de klachtencommissie de ontvangst van de klacht en stuurt het klaagschrift door naar de voorzitter. Het indienen van een klacht is kosteloos.
3.
De voorzitter van de klachtencommissie beoordeelt of de klacht past binnen de taak van de klachtencommissie en of zij de klacht in behandeling kunnen nemen.
4.
De klachtencommissie brengt de betrokken tolk op de hoogte van de klacht, door de tolk een kopie van de klacht te sturen.
5.
De voorzitter doet de klager en de tolk een voorstel om via bemiddeling het probleem op te lossen. Als zij daarmee niet akkoord gaan of de bemiddeling slaagt niet, behandelt de klachtencommissie de klacht volgens de formele procedure.
6.
De klacht wordt behandeld door tenminste drie leden van de klachtencommissie, onder wie de voorzitter.
7.
Als een lid van de klachtencommissie een persoonlijke relatie of familieband heeft met de klager of tolk, dan zal deze niet betrokken zijn bij de klachtbehandeling. Ook kan een lid of de commissie om een andere reden ervoor kiezen om niet bij de behandeling van de klacht betrokken te zijn. Alle leden van de klachtencommissie hebben geheimhoudingsplicht.
8.
De voorzitter vraagt de tolk dan om binnen 4 weken schriftelijk op de klacht te reageren. De klager ontvangt een kopie van de reactie van de tolk.
9.
De voorzitter geeft de standpunten van beide partijen weer en geeft de klager en de tolk de kans om daarop binnen drie weken te reageren.
10.
Als de klachtencommissie aanvullende vragen heeft, geeft de voorzitter de klager en de tolk de kans om deze vragen te beantwoorden.
11.
De klager en de tolk krijgen daarna de kans om op de gegeven antwoorden te reageren.
12.
De klachtencommissie kan besluiten dat er een (online) gesprek plaatsvindt over de klacht met klager en tolk.
13.
De klachtencommissie overlegt over de klacht en de ontvangen reacties en neemt een besluit.
14.
De klachtencommissie schrijft een uitspraak en stelt deze vast
15.
De voorzitter stuurt de uitspraak naar de klager en naar de tolk.
16.
De uitspraak wordt binnen een maand gepubliceerd op deze website, bij Klachten en uitspraken.
17.
De klachtencommissie vindt de privacy van de betrokken personen heel belangrijk, daarom worden er bij de behandeling van de klacht binnen de klachtencommissie en bij de uitspraak geen namen genoemd, maar wordt er gesproken over ‘klager’ en ’tolk’.
18.
De klachtencommissie streeft ernaar om de klacht binnen 3 maanden na ontvangst af te handelen. Als deze termijn niet haalbaar is, worden klager en tolk hierover geïnformeerd.